Příloha č. 2
Zásady zpracování osobních údajů uživatelů knihovny
Městská knihovna Horšovský Týn jako organizační složka Města Horšovský Týn (správce) se sídlem náměstí Republiky 102, 346 01, Horšovský Týn (dále jen Knihovna), dle NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jako GDPR nebo Nařízení) vydává tyto Zásady zpracování určené subjektům údajů (zákonným zástupcům), jejichž osobní údaje Knihovna zpracovává.
Kontaktní údaje správce
Město Horšovský Týn
náměstí Republiky 52, 346 01, Horšovský Týn
e-mail: posta@muht.cz
epodatelna@muht.cz (e-podatelna)
datová schránka: zgibvyv
Kontaktní údaje Knihovna
Městská knihovna Horšovský Týn
náměstí Republiky 102, 346 01, Horšovský Týn
e-mail: knihovna@htyn.cz
Kontaktní údaje Pověřenec pro ochranu osobních údajů
e-mail: dpo@muht.cz
Kategorie subjektů údajů
Čtenáři (klienti služeb, zákazníci), jejich zákonní zástupci, dodavatelé (spolupracující osoby), účastníci akce.
Jaké osobní údaje zpracováváme?
Zpracováváme následující osobní údaje:
a) Adresní a identifikační údaje registrovaného uživatele v tomto rozsahu: Povinné identifikační údaje: jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu.
Nepovinné kontaktní údaje: kontaktní adresa, e-mail, telefon, student/důchodce.
Služební údaje: číslo čtenářského průkazu, přehled výpůjček včetně historie, přehled rezervací, upomínání a pohledávek.
Účetní údaje o provedených peněžních transakcích, zejména jejich účelu, místě, čase a dalších náležitostech.
Statistické údaje: nutné pro hodnocení činnosti knihovny.
b) Kontaktní údaje zákonných zástupců
c) Obrazový záznam – fotografie
d) Zvukově-obrazový záznam – videonahrávka
e) Projevy osobní povahy (výtvarná, literární, hudební díla apod.)
Registrovaný uživatel je povinen oznámit Knihovně případné změny identifikačních a kontaktních osobních údajů bez zbytečného odkladu.
Osobní údaje dětí zpracováváme, pokud za dítě jednal jeho rodič nebo jiný zákonný zástupce (přihláška dítěte do 15let).
Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?
Naprostá většina údajů je nezbytná pro zajištění základních činností Knihovny jako organizace zajišťující právo občana na rovný přístup k veřejným knihovnickým a informačním službám a dalším službám poskytovaných Knihovnou a dále za účelem ochrany majetku a knihovního fondu. Nepovinné kontaktní údaje využívá knihovna za účelem lepší komunikace s uživatelem a pro přiznání slevy, uživatel není povinen tyto údaje uvést.
Účelem zpracování může být:
Knihovní agenda – výpůjčky, ochrana knihovního fondu
Smlouvy, fakturace (dodavatelé)
Organizace doprovodných aktivit (besedy, workshopy, výstavy, kroužky pro maminky a seniory)
Tisk, kopírování, přístup na internet
Propagační aktivity – fotografie z akcí, výstavy v prostorách knihovny
Zajištění a propagace aktivit (např. Literární shrabování)
Údaje zpracováváme zejména na základě uzavřené smlouvy s Vámi (registrací čtenáře, účastí na doprovodné akci) na základě plnění smluvních povinností (GDPR, čl. 6, odst. 1, písm. b), oprávněného zájmu (GDPR, čl. 6, odst. 1, písm. f) nebo s Vaším souhlasem (GDPR, čl. 6, odst. 1, písm. a).
Oprávněným zájmem je přiměřená prezentace aktivit Knihovny a dokumentace historie aktivit Knihovny.
Podrobnější informace o místech prezentace obrazového nebo zvukově-obrazového materiálu nebo projevů osobní povahy jsou vždy uvedeny na přihlášce na konkrétní akci nebo jsou v místě konání akce přístupné návštěvníkům.
Veškeré dokumenty obsahující osobní údaje podléhají určení doby zpracování interní Spisovou a skartační směrnicí Města Horšovský Týn, procesy zpracování zaměstnanci Knihovny jsou řízeny Směrnicí o Ochraně osobních údajů. Po skončení účelu zpracování a uplynutí lhůt pro zpracování (uchování) jsou dokumenty skartovány nebo anonymizovány.
Předávání osobních údajů
Osobní údaje zpracovávají převážně přímo řádně proškolení zaměstnanci Knihovny, k nahodilému zpracování může dojít v případě externích dodavatelů IS. Údaje mohou být předány příslušným dotčeným správním a jiným úřadům. Některé údaje jsou zpracovávány v IS, jehož dodavatelem je společnost Gordic se sídlem Erbenova 4, 586 01 Jihlava, IČ:47903783, webová prezentace je hostována na serveru webknihovny.cz, provozovatelem je Knihovna města Hradce Králové, Wonkova 1262/1a, 500 02 Hradec Králové.
Předávání osobních údajů do zahraničí
Osobní údaje nejsou předávány do zahraničí.
Práva subjektů údajů podle GDPR
Za podmínek stanovených GDPR máte právo odvolat souhlas, právo na přístup k osobním údajům, na opravu nepřesných údajů, na výmaz, omezení zpracování, právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů.
V případě, že se domníváte, že bylo porušeno Vaše právo na ochranu osobních údajů, máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz
Žádosti o plnění svých práv můžete podávat:
- osobně v místě sídla Knihovny
- písemně podepsanou žádostí adresovanou Knihovně
- e-mailem za předpokladu použití elektronického podpisu prokazující totožnost osoby
na adrese Městská knihovna Horšovský Týn, náměstí Republiky 102, 346 01, Horšovský Týn, e-mail: knihovna@htyn.cz
Odvolat souhlas se zpracováním můžete osobně, písemně nebo elektronicky s využitím kontaktů na Městskou knihovnu Horšovský Týn.
........................................... ............................................
Ing. Josef Holeček, v. r. Bc. Lucie Hůttová, v. r.
starosta města vedoucí knihovny